بایگانی الکترونیکی اسناد توسط یک سیستم انجام می شود که به موجب آن تمام اطلاعات مبتنی بر کاغذ یک سازمان به داده های الکترونیکی تبدیل و ثبت می شود و در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می شود و به کارکنانی که در آنجا کار می کنند، از طریق مدیریت مرکزی دسترسی داده می شود. مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد صرفاً یک روش کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات کسب و کار شما است و به عنوان یک راه حل بایگانی الکترونیکی وابستگی به کاغذ را کاهش می دهد.

بایگانی الکترونیکی اسناد یک قدم به سوی شیوه ای بی نظیر برای ثبت، ذخیره، مدیریت و پرداخت اطلاعات در یک سازمان است. یک سیستم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی اسناد به سازماندهی اسناد کمک می کند تا بتواند کارایی بیشتری داشته باشد، به طوری که هر سند می تواند هر زمان که لازم باشد یافت شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%84%db%8c%d9%84-%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%a8%d8%a7%db%8c%da%af%d8%a7%d9%86%db%8c-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9%db%8c-%d8%a7/

نرم افزار مدیریت روابط تامین کنندگان

مدیریت ارتباط با تامین کنندگان (SRM) می تواند کـار پیچیـده ای باشد، ولی این فرآینـد بـرای عملکـرد کلـی شـرکت از اهمیـت بالایی برخوردار است. شـرکت های تولیدکننـده ی چنـین نـرم افزارهــایی، محصولاتی عرضه می کنند که بـرای کمـک بـه اسـتحکام ایـن روابط طراحی شده اند.

این شـرکت هـا خصوصـیاتی را ارائـه می کنند که می تواند به شکل تکی یا گروهی برای برآورده سـازی نیازهای تجارت به کار روند. این خصوصیات و ابزارها می تواننـد به مدیریت روابط تامین کنندگان، کاهش هزینه های موجـودی و مشارکت های میان چند سازمان، هم چنین سایر عناصـر کلیـدی ارتباط فروشنده-خریدار کمک کنند.

دلایل فراوانی وجود دارد مبنی بر اینکه شـرکت هـایی کـه قـدرت فناوری مدیریت روابط تامین کنندگان را مشاهده کرده انـد، مشـتاق هســتند کـه هزینــه ی مــورد نیـاز بــرای به کــارگیری نرم افزارSRM را پرداخت کنند.

یکی از دلایـل ایـن اسـت کـه نـرم افـزار مـدیریت روابـط تامین کننـدگان بـا سیسـتم های برنامـه ریـزی منـابع سـازمان (ERP) موجـود سازگاری داشته و در واقع به این سیستم ها کمک مـی کنـد پتانسیل کامل و پیش بینی شده ی خود را بازیابند.

سایر دلایل و علل روی آوردن شرکت ها و سازمان هـا به نرم افزار SRM عبارتند از:

• کاهش زمان چرخه در منبع یابی کالاها و خدمات
• ساده سازی فرآیند انتخاب تامین کننده مناسب
• دسترسی به عملکرد پیشین تامین کنندگان
• ایجاد ارتباط میان خریدار و فروشـنده، هم چنـین انتقـال اطلاعات به صورت وب
• پی گیری سفارش و پیش فاکتورهای خرید از طریق اینترنت
• استانداردسازی تصمیمات خرید

در این راستا برخی از شرکت های نرم افزاری با ارائه ی راه حل های جامع و موثر به نام «پرتال تامین کننده» یا «خدمات الکترونیکی تامین کننده» در این زمینه بهبودهای چشم گیری را ایجاد کرده اند.

برای افزایش سود، شرکت ها باید بتوانند در کم ترین زمان ممکن، تامین کننده ی مناسب را انتخاب کنند، رابطه ی استراتژیک را با تامین کنندگان افزایش دهند و شیوه ی موثر با آن ها در تعامل باشند.

سیستم های مدیریت روابط تامین کنندگان ابزارهایی را ارائه می کنند که به واسطه ی آن می توان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین کنندگان توسعه داد.

این سیستم ها فرآیند تدارکات و خرید و تامین استراتژیک درون سازمان ها و بین چند سازمان را مدیریت می کنند. تجربه نشان داده است که شرکت ها و سازمان هایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداری را با تامین کنندگان خود برقرار کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%aa%d8%a7%d9%85%db%8c%d9%86%e2%80%8c%da%a9%d9%86%d9%86%d8%af%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

 تقویم رسمی کشور ما، تقویم شمسی است. اما اگر قرار های بین المللی داشته باشید یا حتی از اپلیکیشن های خارجی استفاده کنید، نیاز  به یک تقویم آنلاین میلادی دارید. در این میان گاهی هم نیاز پیدا خواهید کرد تا تاریخ های شمسی و میلادی را به یکدیگر تبدیل کنید. استفاده از تقویم آنلاین یار به شما امکان تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و بلعکس آن را می دهد. پس این تقویم را بر روی دستگاه خود داشته باشید تا در کم ترین زمان از تاریخ های میلادی و شمسی و تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با خبر شوید.

منبع:

https://www.fardanews.com/%D8%A8%D8%AE%D8%B4-%D8%A7%D8%AE%D8%A8%D8%A7%D8%B1-2/1121284-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DB%8C%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86

مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و نتایج حاصل از آزمایشهای تجربی نشان داده است. که اگر تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، مسئولین دبیرخانه به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره هستند.

در زمانهای قدیم نگهداری و ثبت این مستندات در دفاتر اندیکاتور کاغذی انجام می شد و در عصر فناوری، استفاده از نرم افزار دبیرخانه در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری اینترنتی موجب بهینه شدن کارها در واحدهای دبیرخانه شده است.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86/

جهت ارسال فکس آنلاین، شما می توانید با ورود به حساب کاربریتان و انتخاب گزینه ارسال فکس ، متن دلخواه خود را به صورت فایل ، PDF , jpg , png و غیره بارگذاری کرده و به شماره فکس ( های ) مورد نظر ارسال نمایید .

بطور خلاصه می توان فرض کرد ، که این سرویس مانند ایمیل GMAIL و یا YAHOO شما می باشد که ورودی از دستگاه فکس رایگان و خروجی به دستگاه فکس را دارا می باشد و بدین ترتیب امکان ارسال نمابر را در هر مکان ، در هر زمان و با هر دستگاه متصل به اینترنت ( مانند کامپیوتر ، موبایل های هوشمند و … ) بدون نیاز به نصب نرم افزار و سرور ، مقدور می سازد . شما هیچگونه هزینه ای بابت مخابرات ، شماره فکس ، دستگاه فکس و غیره نداده و تنها اشتراک ماهانه پرداخت می نمایید . 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b3%d8%b1%d9%88%db%8c%d8%b3-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%a7%db%8c%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%86%d8%aa%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/

صورت جلسه:

با تجمع و مشورت اعضا، جلسه­ ی رسمی شکل می­ گیرد و نشانه­ ی تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه­ ای است که رسمیت جلسه را موجب می شود. صورتجلسه نوشته ­ای است که در آن خلاصه­ ی گفتگوها، اظهارنظرها و مباحث مطرح شده­ ی اعضای جلسه توسط دبیر جلسه درج می شود. در واقع صورتجلسه نوشته­ ای حاوی موضوع مورد بررسی، حقایق مربوط به بحث­ های مطرح شده، نظر اعضا، نتیجه­ گیری و پیشنهادها و تصمیمات ارائه شده در جلسه است که به امضای تمامی اعضای جلسه می­ رسد و دارای ارکانی به شرح زیر است:

• زمان و مکان جلسه
• ساعت شروع و پایان جلسه
• شماره جلسه
• مشخصات اعضای شرکت کننده و سمت آنها
• دستور جلسه
• مطرح کننده موضوع مصوبه (چه کسی موضوع را مطرح نمود؟)
• شرح موضوع مصوبه (چرا مصوبه مطرح شد؟)
• نام محل اجرای مصوبه (در کجا یا چه واحد سازمانی مصوبه اعمال می شود؟)
• نام مجری مصوبه (چه کسی مسئول اجرائی مصوبه می باشد؟)
• زمان دقیق اجرای مصوبه (در چه رمانی مصوبه انجام می شود؟)
• شیوه ی اجرای مصوبه (به چه شکلی مصوبه انجام می شود؟)
• پیشنهاددهنده روش اجرا (چه کسی شیوه ی انجام مصوبه را پیشنهاد داد؟)
• تعیین تکلیف جلسه­ ی بعدی
• امضای شرکت­ کنندگان

  انواع صورت جلسه

• صورت جلسه مشروح: که تمام وقایع مو به مو به صورت گزارش کتبی نوشته و تهیه می­ شود.
• صورت جلسه نیمه مشروح
• صورت جلسه خلاصه
• صورت جلسه به شکل فرم: که تمام اطلاعات مورد نیاز (ارکان صورت جلسه) در فرم مشخصی که از قبل آماده و در اختیار واحدها قرار می گیرد درج می­ گردد.

منبع:

https://hammura.com/news.cfm?id=161

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارای مزایای بسیاری است. در زیر به برخی از این مزایا اشاره شده است:

۱. افزایش بهره وری: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، فرآیندهای اداری به صورت خودکار و با سرعت بالاتری انجام می شوند. این کار باعث می شود که بهره وری سازمان ها بهبود یابد و زمان و هزینه های مربوط به انجام فعالیت های اداری کاهش یابد.

۲. بهبود کیفیت کار: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، فرآیندها به صورت دقیق تر و با کیفیت بالاتری انجام می شوند. این کار باعث می شود که خطای انسانی کاهش یابد و کیفیت کار بهبود یابد.

۳. کاهش خطاها: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، خطاهای انسانی کاهش یافته و فعالیت ها به صورت دقیق تر و با کیفیت بالاتری انجام می شوند.

۴. ذخیره سازی و مدیریت آسان اطلاعات: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، اطلاعات به صورت خودکار ذخیره و مدیریت می شوند. این کار باعث می شود که دسترسی به اطلاعات آسان تر شود و امکان جستجو و پردازش اطلاعات بهبود یابد.

۵. افزایش تعامل و هماهنگی: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، تعامل و هماهنگی بین اعضای سازمان بهبود یافته و ارتباط بین آن ها ساده تر می شود.

۶. کاهش هزینه ها: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، هزینه های مربوط به انجام فعالیت های اداری کاهش می یابد. این شامل هزینه های مربوط به نیروی انسانی، خرید تجهیزات و نرم افزارهای مختلف می شود.

در کل، استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب باعث می شود که فرآیندهای اداری سازمان ها به صورت خودکار و با کیفیت بالاتری انجام شود و امکان بهره برداری بهتر از نیروی انسانی و منابع موجود فراهم شود.

منبع:

https://elecomco.com/web-based-automation-system/#:~:text=%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%AA%D8%AD%D8%AA%20%D9%88%D8%A8%20%DB%8C%DA%A9,%D8%B3%D8%B1%D8%B9%D8%AA%20%D8%A7%D8%AC%D8%B1%D8%A7%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%20%D8%B7%D8%B1%D8%A7%D8%AD%DB%8C%20%D8%B4%D8%AF%D9%87%E2%80%8C%D8%A7%D9%86%D8%AF.